140 lượt xem

Hướng dẫn cách lập bảng thống kê số lượng trong excel

Có không ít bạn đang làm việc với Excel gặp khó khăn trong việc lập bảng thống kê số lượng bởi có quá nhiều các phương pháp khác nhau để thực hiện công việc này. Biết được khó khăn đó, trong chủ đề tự học excel thuộc blog hỗ trợ phía bên dưới đây sẽ hướng dẫn cách lập bảng thống kê số lượng trong Excel bằng những phương pháp đơn giản nhất cũng như đến việc tận dụng các hàm trong bảng tính để thực hiện công việc này dễ dàng cho mọi người

Tác dụng của bảng thông kê số lượng là gì?

Khi sử dụng bảng thống kê nó giúp cho người dùng cũng như người xem có thể dễ dàng theo dõi cũng như nhận biết được những thông số, từ đó có những cái đánh giá tổng quan và chi tiết giúp việc so sánh, phân tích, báo cáo trở nên dễ dàng hơn. Đối với việc, tạo bảng thông kê số lượng trong excel giúp cho người xem cũng như người lập biết được số lượng chi tiết theo từng danh mục hàng hóa/vật tư.. Ở trong một chủ đề bài viết khác blog hỗ trợ có chia sẻ đến mọi người về cách tạo bảng trong excel cũng có một phần liên quan, mọi người có thể tham khảo trường khi vào bài viết chia sẻ ở phía bên dưới nhé

Hướng Dẫn Cách Lập Bảng Thống Kê Số Lượng Trong Excel

Cách mà để lập bảng thống kê số lượng trong Excel mà blog hỗ trợ chia sẻ đến các bạn đó là sử dụng công cụ Analysis Toolpak với chức năng Descriptive statistics. Có thể trong Excel chưa có sẵn Analysis Toolpak nên để thực hiện được công việc lập bảng thống kê số lượng thì các bạn cần phải cài đặt công cụ này. Hãy thao tác lần lượt như sau để cài đặt công cụ Analysis Toolpak trong Excel.

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy click vào mục Office Button.

Bước 2: Màn hình hiện ra cửa sổ Excel Options tức là các lựa chọn trong Excel. Lúc này bạn cần click chọn mục Add-In rồi nhấn Go.

Bước 3: Bây giờ của sổ Add-In hiện ra có hiển thị công cụ Analysis Toolpak, bạn chỉ việc nhấn chọn vào đó rồi click OK.

Bước 4: Lúc này của sổ Configuration Process hiện ra. Bạn chỉ cần chờ chút rồi vào mục Data kiểm tra là sẽ thấy công cụ Analysis Toolpak hiển thị.

Sau khi đã cài đặt xong công cụ Analysis Toolpak trong Excel rồi, giờ thì hãy cùng bắt đầu thực hiện việc lập bảng thống kê số lượng trong Excel thôi.

Các Bước Lập Bảng Thống Kê Số Lượng Trong Excel

Để thực hiện được việc lập bảng thống kê số lượng này thì bạn chỉ cần thao tác trong 4 bước là hoàn tất. Hãy theo dõi thật kĩ các bước để thực hiện được thành công nhé !

Bước 1: Trước tiên bạn cần phải mở bảng số liệu cần bảng thống kê mô tả ra.

Bước 2: Tại mục Data, click chuột vào đó rồi chọn Data Analysis. Sau đó nhấn chọn Descriptive Statistics rồi click OK.

Bước 3: Lúc này bảng Descriptive Statistics hiện ra, hãy nhập dữ liệu theo các mục dưới đây:

Input Range là vùng dữ liệu Excel cần được thống kê.

Group By:

  • Columns là dữ liệu nguồn theo cột dọc.
  • Rows là dữ liệu nguồn theo hàng ngang.
  • Labels in First Row: là vùng dữ liệu được khai báo bao gồm cả nhãn
  • Output Range: là địa chỉ của ô phía trên cùng bên trái của bảng dữ liệu muốn hiển thị.
  • New Worksheet Ply: là mục báo cáo được thể hiện trên một bảng tính mới.
  • New Workbook: tại đây báo cáo sẽ được hiện trên một tệp tin mới.
  • Summary statistics: là thông số thống kê tổng hợp
  • Confidence Level for Mean: mục này có ý nghĩa là độ tin cậy của giá trị trung bình.
  • Kth Largest: tại đây sẽ hiển thị giá trị lớn thứ i trong vùng dữ liệu.
  • Kth Smallest: là mục hiển thị giá trị nhỏ thứ i trong vùng dữ liệu.

Bước 4: Sau khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu theo các mục như ở trên thì nhấn OK. Vậy là bạn đã lập xong bảng thống kê mô tả số liệu trong Excel cần tạo rồi.

Để cụ thể hóa lí thuyết bên trên, hãy cùng theo dõi một ví dụ cụ thể sau đây để hiểu rõ hơn cách lập bảng thống kê số lượng trong Excel nhé.

Ví dụ: Cho bảng excel nhanvien.xls có dữ liệu như trong hình dưới đây, yêu cầu là lập bảng thống kê mô tả của biến “Năm công tác”

Bước 1: Để xử lí yêu cầu này trước tiên bạn cần mở bảng dữ liệu excel nhanvien.xls lên.

Bước 2: Tiếp đến bạn di chuột đến mục Data, sau đó click chọn Data Analysis tiếp tục chọn tiếp Descriptive Statistics rồi nhấn OK.

Bước 3: Cửa sổ Descriptive Statistics hiện ra, bạn khai báo dữ liệu như hình minh họa dưới đây:

Bước 4: Khi đã khai báo xong thì hãy click OK để hoàn tất và nhận được bảng thông số theo yêu cầu.

Lập bảng thống kê số lượng trong excel nâng cao

Như ở bên trên thì blog hỗ trợ có chia sẻ đến mọi người về phương pháp giúp lập bảng thông kê số lương trong Excel rồi, nhưng đó là phương thức cơ bản mà nhiều người có thể dễ dàng thực hiện được. Để tầm soạn thảo được nâng level thì việc sử dụng các hàm tính giúp người xem file excel đó dễ hơn cũng như người tạo bảng cũng nhàn nhã hơn, ở đây có 3 loại hàm mà mọi người cần chú ý khi tạo bảng bao gồm hàm tính trung bình có điều kiện, hàm đếm và hàm tìm giá trị

Hàm tính trung bình có điều kiện

Thông thường những người dùng Excel thường sử dụng hàm AVERAGE để tính trung bình có điều kiện với cú pháp

  • AVERAGEIF(range,criteria,average_range) – Được sử dụng để tính trung bình với 1 điều kiện duy nhất
  • AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2, criteria2],…): Khi bảng thông kê số lượng của mọi người có nhiều điều kiện thì có thể áp dụng cú pháp này

Nói sơ qua một chút thì AVERAGEIF và  AVERAGEIFS mọi người có thấy nó khá là tương đồng so với hàm SUMIF và hàm SUMIFS không? điểm khác của nó chính là AVERAGE sẽ giúp chúng ta tính tổng trung bình của giá trị trong bảng. Mọi người có thể dễ hiểu hơn thông qua ví dụ Tính mức lương trung bình bộ phận kinh doanh với vùng tính trung bình: cột Mức lương, vùng chứa điều kiện là cột bộ phận và điều kiện là kinh doanh (ảnh minh họa)

Cú pháp:

  • E12=AVERAGEIF(C2:C9,”Kinh doanh”,D2:D9)
  • F12=AVERAGEIFS(D2:D9,C2:C9,”Kinh doanh”)

Kết quả sau khi thực hiện:

Hàm đếm theo điều kiện

Đối với việc mọi người muốn lập bảng số lượng trong excel sử dụng hàm đếm theo điều kiện thì có thể dùng hàm COUNT, với các bạn có thể sử dụng đếm theo 1 điều kiện với COUNTIF và COUNTIFS để đếm theo nhiều điều kiện. Ở một số bài viết trước thì blog hỗ trợ có chia sẻ khá chi tiết về các dạng này rồi nên mọi người tìm đọc trong phần tự học để hiểu rõ hơn về nó nhé

Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất theo điều kiện

Ở các phiên bản mới của Excel thì nhà phát triển đã giúp chúng ta có thêm lựa chọn tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất theo điều kiện với MAXIFS và MINIFS, cụ thể câu lệnh như sau:

  • MAXIFS(max_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…): Khi sử dụng cú pháp này thì bảng thống kê sẽ có trường giúp người dùng tìm giá trị lớn nhất theo 1 hoặc nhiều điều kiện
  • MINIFS(max_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…) Khi sử dụng cú pháp này thì bảng thống kê sẽ có trường giúp người dùng tìm giá trị nhỏ nhất theo 1 hoặc nhiều điều kiện

Ví dụ: Tìm giá trị mức lương lớ nhất và nhỏ nhất bộ phận Kinh doanh trong tháng 2

Ta có:

  • Vùng xét giá trị lớn nhất: cột Mức lương
  • Vùng điều kiện 1: cột Bộ phận
  • Điều kiện 1: Kinh doanh
  • Vùng điều kiện 2: cột Tháng
  • Điều kiện 2: 2 (tháng 2)

Cú pháp:

E12=MAXIFS(D2:D9,C2:C9,”Kinh doanh”,A2:A9,2)

E13=MINIFS(D2:D9,A2:A9,2)

Kết quả:

Tổng kết

Trên đây là các bước cụ thể và chi tiết nhất về hướng dẫn cách lập bảng thống kê số lượng trong Excel từ cơ bản đến nâng cao. Việc thực hiện tạo bảng càng chi tiết và cầu kỳ sẽ giúp người xem càng dễ hiểu và đánh giá cao hơn, mong bài viết đã giúp ích nhiều đến các bạn trong quá trình học tập và làm việc Excel. Mình xin kết thúc bài viết này tại đây và mọi người đừng quên theo dõi chuyên mục tự học excel của blog hỗ trợ để có thêm nhiều kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên sâu hơn khi sử dụng bảng tính