742 lượt xem

Hướng dẫn cách trộn ô trong excel không mất dữ liệu

Trong lúc thao tác trên excel, anh chị có thể cần phải thực hiện trộn ô trong excel. Vậy, anh chị đã biết cách trộn ô trong excel chưa? Bài viết sau đây không chỉ hướng dẫn anh chị cách trộn ô trong excel, mà còn giúp anh chị tìm ra phương pháp đơn giản và phù hợp nhất đối với anh chị trong thao tác trộn ô này. Cụ thể, bài viết này sẽ hướng dẫn cho anh chị 3 cách dùng để trộn ô trong excel, đó là: Dùng công cụ Merge & Center, dùng công cụ Justify và đặc biệt hơn cả là dùng hàm. Ngoài ra, ở cuối bài, mình sẽ giới thiệu qua một vài phương thức khác để thực hiện thao tác trộn ô trong excel. Giờ thì chúng ta cùng bắt đầu nào!

2 cách trộn ô trong excel không mất dữ liệu

Dùng công cụ Merge & Center để trộn ô trong excel

Chức năng Merge & Center là chức năng thông dụng, phổ biến và đơn giản nhất cho những ai có nhu cầu trộn ô trong excel. Tuy nhiên, nhược điểm của chức năng này là, khi trong tất cả các ô được chọn để trộn ô, mỗi ô đều chứa dữ liệu, thì ô mới được tạo ra từ việc trộn ô chỉ lưu lại nội dung nằm ở ô đầu tiên bên trái (so với trong các ô được chọn để trộn).

Có 2 cách để sử dụng chức năng này: Thao tác với con trỏ chuột hoặc sử dụng phím tắt. Đối với cách sử dụng bằng thao tác với con trỏ chuột, anh chị chỉ cần đơn giản thực hiện các bước sau:

Bước 1: Dùng tổ hợp phím Shift + một trong các phím mũi tên để chọn ô mà anh chị muốn gộp. Hoặc anh chị có thể sử dụng chuột hay tổ hợp chuột và phím Shift / Ctrl để chọn ô muốn gộp như bình thường.

Bước 2: Tại thanh Home, trong phần Alignment, anh chị nhấn chọn công cụ Merge & Center hoặc nhấn vào nút mũi tên bên cạnh nếu anh chị muốn chọn kiểu trộn ô. Trong ví dụ dưới đây, mình chọn kiểu Merge Cells.

Bước 3: Cần lưu ý, bước này chỉ cần thực hiện đối với trường hợp trong tất cả các ô được chọn để trộn ô, mỗi ô đều chứa dữ liệu. Nếu trong tất cả các ô được chọn để trộn ô chỉ có 1 ô chứa dữ liệu, bước này sẽ không cần phải thực hiện. Một thông báo sẽ hiện ra nếu mỗi ô được chọn để trộn ô đều chứa dữ liệu. Thông báo này cho biết rằng sau khi trộn ô, ô mới được tạo ra từ việc trộn ô chỉ lưu lại nội dung nằm ở ô đầu tiên bên trái (so với trong các ô được chọn để trộn). Nhấn OK để đồng ý.

Lúc này, anh chị đã hoàn thành công việc trộn ô trong excel rồi, kết quả sẽ xuất hiện như hình bên dưới.

Đối với cách sử dụng phím tắt, anh chị cần thực hiện 5 bước như sau:

Bước 1: Dùng tổ hợp phím Shift + một trong các phím mũi tên để chọn ô mà anh chị muốn gộp. Hoặc anh chị có thể sử dụng chuột hay tổ hợp chuột và phím Shift / Ctrl để chọn ô muốn gộp như bình thường.

Bước 2: Nhấn giữ phím Alt cho đến khi các phím tắt đại diện cho các công cụ khác nhau hiện ra trong cửa sổ Excel.

Bước 3: Anh chị bấm phím H để quay về với thanh Home vì tại đây có chức năng Merge & Center.

Bước 4: Anh chị tiếp tục nhấn phím M để dùng chức năng Merge & Center cho các ô đã chọn ở Bước 1.

Bước 5: Anh chị bấm một trong các phím sau, tùy theo yêu cầu trộn ô của anh chị:

  • Nhấn phím C nếu anh chị muốn gộp ô và căn lề chính giữa.
  • Nhấn phím A nếu anh chị muốn gộp các ô theo các hàng tách biệt nhau.
  • Nhấn phím M nếu anh chị muốn gộp ô nhưng vẫn canh lề bên trái như bình thường.

Dùng công cụ Justify để trộn ô trong excel

So với chức năng Merge & Center, việc sử dụng chức năng Justify không chỉ đơn giản, mà còn giúp việc gộp ô không làm mất nội dung của các ô. Tuy nhiên, chức năng này chỉ có thể áp dụng khi đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Dữ liệu phải ở dạng Text. Không thể áp dụng công cụ này đối với dạng Number.
  • Dữ liệu nằm trong cùng một cột, nghĩa là các ô được trộn phải nằm trong cùng một cột.
  • Chức năng này chỉ hỗ trợ cho việc trộn tối đa 255 kí tự.

Để sử dụng chức năng này, anh chị cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Dùng tổ hợp phím Shift + một trong các phím mũi tên để chọn ô mà anh chị muốn gộp. Hoặc anh chị có thể sử dụng chuột hay tổ hợp chuột và phím Shift / Ctrl để chọn ô muốn gộp như bình thường.

Bước 2: Thay đổi độ rộng của cột để chứa đủ toàn bộ các ký tự. Hoặc anh chị có thể chọn nhiều cột vì công cụ này có thể tính gộp độ dài tổng này thành độ dài của cột mới được tạo sau khi trộn ô.

Cách 1: Thay đổi độ rộng của cột để chứa đủ toàn bộ các ký tự

Cách 2: Chọn nhiều cột

Bước 3: Ở thanh Home, phần Editing, anh chị chọn dấu mũi tên bên cạnh nút Fill, chọn Justify. Vậy là anh chị đã hoàn tất các công đoạn trộn ô trong excel bằng công cụ Justify rồi.

Kết quả sẽ hiện ra như sau

Dùng hàm để trộn ô trong excel

Nếu anh chị đã quen thuộc với các hàm và thích sử dụng hàm hơn, thì đây là cách phù hợp để trộn ô mà không bị mất dữ liệu trong bất kỳ ô nào được chọn. Điểm thú vị của cách làm này là anh chị có thể sắp xếp thứ tự trộn ô.

Ví dụ như mình có các ô sau đây

Mình muốn trộn ô theo thứ tự A1, A2, B1, B2. Lúc này, mình có thể dùng một trong 2 cách sau:

  • Dùng hàm =CONCATENATE(text1, [text2], …): Trong ví dụ này, khi mình nhập =CONCATENATE(A1, A2, B1, B2) thì kết quả sẽ như sau:

Nếu anh chị muốn có khoảng trống hay chèn một ký tự khác ở giữa (dấu phẩy chẳng hạn), anh chị cần sử dụng hàm này như sau: =CONCATENATE(text1, “[ký tự]”, [text2], “[ký tự]”, [text3]…). Cụ thể, mình sẽ dùng như sau: =CONCATENATE(A1, ” “, A2, ” “, B1, ” “, B2). Kết quả lúc này sẽ là:

  • Cách đơn giản hơn, anh chị có thể dùng hàm =[Cell1]&[Cell2]&[Cell3]… Cụ thể trong ví dụ này sẽ là =A1&A2&B1&B2. Kết quả sẽ ra như sau:

Nếu anh chị muốn có khoảng trống hay chèn một ký tự khác ở giữa (dấu phẩy chẳng hạn), anh chị cần sử dụng hàm này như sau: =[Cell1]&“[ký tự]”&[Cell2]&“[ký tự]”&Cell3… Cụ thể, trong ví dụ trên, mình sẽ nhập như sau: =A1&” “&A2&” “&B1&” “&B2

Tổng kết

Trên đây mình đã chia sẻ 3 cách trộn ô trong excel đơn giản nhất cho anh chị. Ngoài các cách này ra, chúng ta còn có thể cài đặt một phần mềm giúp cho việc trộn ô, chẳng hạn như sử dụng phần mềm Ultimate Suite tại trang web Ablebits.com; hoặc anh chị có thể sử dụng Notepad để trộn ô. Nếu anh chị muốn được hướng dẫn cụ thể, hãy comment ngay nhé!

Mong rằng bài viết này có thể giúp anh chị có thêm kiến thức để thực hiện công việc trộn ô trong excel một cách dễ dàng hơn. Nếu anh chị còn thắc mắc hay có ý kiến đóng góp gì, đừng ngần ngại mà hãy chia sẻ ngay để được tư vấn tận tình. Mến chúc anh chị có một ngày vui!

Thẻ tìm kiếm: