439 lượt xem

Tối ưu hóa tìm kiếm bằng hàm FIND trong EXCEL

Các anh chị làm kế toán, thống kê .. làm việc thường xuyên trên excel hẳn là có nhiều lúc cần tìm kiếm, tách chuỗi dữ liệu. Để làm điều này, mọi người có thể sử dụng công cụ Find and Replace, dùng các hàm Mid, Left, Right. Tuy nhiên trong một số trường hợp thì những cách này không sử dụng được nên trong bài viết này Blog hỗ trợ sẽ hướng dẫn anh chị cách dùng hàm Find trong excel để thực hiện những công việc này hiệu quả hơn nhé.

Hàm Find trong excel là gì?

Mô tả:

Hàm Find trong excel là một hàm dùng để tìm ra vị trí của một ký tự hoặc chuỗi ký tự trong một văn bản cho sẵn. Kết quả mà hàm Find trả về là vị trí của ký tự đó hoặc ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự trên được tìm thấy trong văn bản cho sẵn kia.

Câu lệnh để thực hiện hàm là:

=FIND(find_text, within_text, [start_num])

Trong đó:

  • find_text: là ký tự hoặc một chuỗi ký tự mà anh chị muốn tìm kiếm vị trí của nó.
  • within_text: văn bản chứa find_text mà các anh chị đang muốn tìm kiếm vị trí của nó trong đó.
  • [start_num]: xác định vị trí sẽ bắt đầu tìm kiếm find_text trong within_text

Những lưu ý khi sử dụng hàm Find:

  1. Hàm Find phân biệt chữ hoa và chữ thường nên anh chị lưu ý gõ đúng khi thực hiện hàm này
  2. Hàm Find không tìm kiếm được các ký tự đại diện như là *find_text, find_text*, *find_text*
  3. Khi anh chị không nhập vào mục [start_num] thì máy sẽ mặc định hiểu là start_num=1 (nghĩa là máy sẽ bắt đầu tìm kiếm từ ký tự đầu tiên trong văn bản đó)
  4. Nếu find_text là một chuỗi rỗng “” thì hàm Find trong excel sẽ  trả về kết quả là ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự tìm kiếm.

Hàm Findtrong Excel sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE! nếu xảy ra một trong những điều bên dưới đây:

  • Khi anh chị tìm ký tự/chuỗi ký tự không tồn tại trong within_text
  • Khi within_text chứa ít ký tự hơn Start_num.
  • Khi Start_numlà số 0 hoặc là số âm.
  1. So với dùng công cụ Find and Replace thì cách thực hiện hàm find thường sẽ phức tạp, khó hơn, mọi người cũng cần suy nghĩ và thao tác lâu hơn nhưng nó được ứng dụng linh hoạt trong nhiều trường hợp hơn. Dữ liệu cũng tự động được cập nhật theo khi văn bản gốc thay đổi, điều này giúp anh chị dễ dàng phát hiện ra sai sót và sửa đổi.
  2. Với hàm Find thì anh chị vẫn thoải mái tìm kiếm được vị trí của ký tự/chuỗi ký tự khi văn bản gốc là kết quả của 1 công thức trong bảng tính:

Ví dụ: vẫn tìm được vị trí từ “Keo” trong bảng tính excel bên dưới bằng công thức Find (trong ô P2180)

Hẳn là các anh chị đã nắm vững lý thuyết sử dụng hàm này rồi chứ ạ! Bây giờ mọi người hãy cùng Blog hỗ trợ xem những ứng dụng của hàm Find trong excel trong các công việc thể hiện qua các ví dụ cụ thể bên dưới đây nhé:

Hướng dẫn dùng hàm Find qua các ví dụ:

Hãy bắt đầu với một ví dụ đơn giản nhất nhé!

Ví dụ 1: Hãy tìm vị trí của ký tự/chuỗi ký tự con trong chuỗi ký tự cho trước (các chuỗi ở dải ô A2:A5) bằng hàm FIND

  • 1. Tìm vị trí ký tự “e” trong chuỗi ký tự ở ô A2:

Tại ô B2, anh chị nhập vào công thức: =FIND(“e”;A2) rồi nhấn Enter (sẽ hiện ra  ngay kết quả ở ô này nhưng Blog hỗ trợ ghi lại sang ô C2 để anh chị dễ xem)

Như anh chị thấy, kết quả trả về ở ô C2 là vị trí kí tự “e” là 14

  • 2. Tìm vị trí ký tự “E” trong chuỗi ký tự ở ô A3

Tại ô B3, anh chị nhập vào công thức: =FIND(“E”;A3) rồi nhấn Enter

Như anh chị thấy, hàm phân biệt giữa viết hoa và viết thường nên kết quả trả về ô C3, vị trí ký tự “E” là 11

  • 3. Tìm vị trí ký tự “o” thứ 2 trong chuỗi ký tự ở ô A4:

Tại ô B4, anh chị nhập vào công thức: =FIND(“o”;A4;6) rồi nhấn Enter

Như anh chị thấy, trong chuỗi Microsoft Word 2013 có 3 ký tự o nhưng yêu cầu là tìm ra vị trí của ký tự “o” thứ 2 nên anh chị nhập [start_num] =6 (bắt đầu tìm kiếm từ ký tự thứ 6 trở đi) để bỏ qua ký tự o thứ nhất.

  • 4. Tìm vị trí chuỗi ký tự “Word” trong chuỗi ký tự ở ô A5:

Tại ô B5, anh chị nhập vào công thức=FIND(“Word”;A5) rồi nhấn Enter

Như anh chị thấy, trong trường hợp này thì hàm Find sẽ tìm kiếm vị trí từ Word chuỗi ký tự ở ô A5, nếu từ Word xuất hiện trong chuỗi này thì hàm sẽ trả về vị trí của ký tự đầu tiên của từ Word (ký tự “W”) nằm trong văn bản. Nếu từ Word không tồn tại trong chuỗi ký tự ở ô A5 thì hàm Find sẽ trả về kết quả là #VALUES!

Rất đơn giản để thực hiện phải không nào? Trong những ví dụ dưới đây, anh chị hãy cùng xem sự tối ưu khi kết hợp sử dụng hàm Find trong excel với các hàm Mid, Left nhé!

Ví dụ 2: Kết hợp hàm FIND và hàm LEFT để tách chuỗi ký tự đầu trong chuỗi ký tự gốc:

Tách ra chuỗi ký tự “CCDC” trong chuỗi ký tự ở ô A2:

Tại ô B2, anh chị nhập vào công thức =LEFT(A2;FIND(“-“;A2)-1) rồi nhấn Enter (sẽ hiện ra  ngay kết quả ở ô này nhưng Blog hỗ trợ ghi lại sang ô C2 để anh chị dễ xem)

Ở đây anh chị nhập vào FIND(“-“;A2)-1: tức là kết quả sẽ trả về vị trí của ký tự “-” đầu tiên   trong chuỗi ở ô A2 và đem trừ 1 đi vì chúng ta không lấy ký tự “-” trong kết quả. Vậy là kết quả FIND(“-“;A2)-1 chính là số ký tự sẽ được tách ra trong hàm =LEFT(A2;FIND(“-“;A2)-1) (4 ký tự)

Các ô B3, B4 anh chị làm tương tự và sẽ thu được kết quả tương ứng ở các ô C3, C4 như trên ảnh.

Ví dụ 3: Kết hợp hàm FIND và hàm MID để tách chuỗi ký tự ở giữa theo số lượng ký tự cố định.

Khi anh chị cần tách chuỗi ký tự ở giữa có số lượng ký tự cố định và nằm sau một ký tự dễ nhận biết thì anh chị có thể dùng hàm Find để tự động tìm kiếm ra vị trí của chuỗi ký tự đó dựa theo ký tự dễ nhận biết sau đó tách ra bằng hàm Mid

Ví dụ: Tìm vị trí của ký tự “-” (đây là ký tự dễ nhận biết) đầu tiên trong chuỗi rồi dùng hàm Mid để tách ra 2 ký tự sau vị trí của ký tự ““.

Tại ô B2, anh chị nhập vào công thức =MID(A2; FIND(“-“;A2)+1; 2), rồi nhấn Enter (sẽ hiện ra  ngay kết quả ở ô này nhưng Blog hỗ trợ ghi lại sang ô C2 để anh chị dễ xem)

Ở đây anh chị nhập vào FIND(“-“;A2)+1 tức là hàm Find sẽ trả về vị trí mà anh chị muốn tách chuỗi trong ô A2, và  hàm mid kết hợp với hàm find này sẽ tách ra 2 ký tự bắt đầu từ vị trí vừa tìm thấy bằng hàm find.

Các ô B3, B4 anh chị làm tương tự và sẽ thu được kết quả tương ứng ở các ô C3, C4 như trên ảnh.

Ví dụ 4: Kết hợp hàm FIND và hàm MID để tách ra chuỗi ký tự ở giữa theo số lượng ký tự không cố định.

Nếu số lượng ký tự cần tách ở giữa thay đổi thì cách ở ví dụ 2 sẽ không áp dụng được. Khi đó anh chị có thể áp dụng cách bên dưới như sau:

Ví dụ: Tìm vị trí của ký tự “-” (đây là ký tự dễ nhận biết) đầu tiên trong chuỗi rồi dùng hàm mid để tách ra chuỗi ký tự ở giữa ký tự “-” đầu tiên này và ký tự “-” thứ 2

Ở ô B2, anh chị nhập vào công thức =MID(A2;FIND (“-“;A2)+1FIND(“-“;A2;FIND (“-“;A2)+1)- (FIND(“-“;A2)+1)) rồi nhấn Enter (sẽ hiện ra  ngay kết quả ở ô này nhưng Blog hỗ trợ ghi lại sang ô C2 để anh chị dễ xem)

Ở đây anh chị nhập vào:

FIND (“-“;A2)+1: hàm này sẽ trả kết quả là vị trí của chuỗi mà anh chị muốn tách ra trong ô A2.

FIND(“-“;A2;FIND (“-“;A2)+1): hàm này sẽ trả về kết quả là vị trí của ký tự “” thứ 2 trong chuỗi. (1)

FIND(“-“;A2)+1): hàm này sẽ trả về kết quả là vị trí của ký tự “-” thứ nhất trong chuỗi. (2)

Và khi đem (1) trừ (2), kết quả là anh chị sẽ có số lượng ký tự cần tách trong chuỗi.

Các ô B3, B4 anh chị làm tương tự và sẽ thu được kết quả tương ứng ở các ô C3, C4 như trên ảnh.

Vậy là anh chị đã biết cách sử dụng hàm find trong excel một cách dễ dàng nhấtsử dụng tối ưu hàm find trong excel hơn khi kết hợp với những hàm khác rồi đó. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích với anh chị trong lúc làm việc trên excel. Nếu còn có bất kỳ thắc mắc gì anh chị có thể góp ý ngay dưới bài viết này để Blog hỗ trợ có thể giải đáp cho anh chị sớm nhất ạ.

Thẻ tìm kiếm: