390 lượt xem

Chia sẻ điểm khác biệt về hàm SUMIF và SUMIFS

Trong Excel, có rất nhiều hàm tính tổng có điều kiện. Trong đó không thể không kể đến hai hàm SUMIF và SUMIFS. Chắc hẳn có những bạn còn đang băn khoăn về cách sử dụng, khi nào thì dùng hàm SUMIF, khi nào thì dùng hàm SUMIFS. Vậy hãy để bloghotro.com giúp các bạn giải đáp thắc mắc đó trong bài viết này. Nội dung bài viết sẽ chia sẻ điểm khác biệt về hàm SUMIF và SUMIFS để các bạn nắm rõ, cũng như biết được cách sử dụng từng hàm, và không bị nhầm lẫn khi sử dụng. Bên cạnh kiến thức về lý thuyết, mình sẽ lấy những ví dụ minh họa đi kèm thực tế và dễ hiểu nhất.

Điểm khác biệt về hàm SUMIF và SUMIFS

Trong bài viết này mình sẽ nhắc lại kiến thức hai hàm một cách khái quát để các bạn nhớ lại, và tập chung vào những điểm khác biệt giữa hai hàm SUMIF và SUMIFS.  Nếu muốn xem lại một cách đầy đủ hơn từng hàm các bạn hãy tham khảo bài viết chi tiết của blog.

Hàm SUMIF trong Excel

Khái niệm

Hàm SUMIF là hàm tính tổng có điều kiện trong Excel, chỉ có một điều kiện nhất định.

Cú pháp

=(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

  • Range: Mang tính bắt buộc, là phạm vi ô bạn muốn được đánh giá theo điều kiện được đưa ra. Các ô trong phạm vi phải ở dạng số hoặc mảng, tham chiếu chứa số. Nếu chứa giá trị trống hoặc văn bản bị bỏ qua.
  • Criteria: Mang tính bắt buộc là điều kiện cần phải thỏa mãn
  • Sum_range: Mang tính tùy chọn, là các ô được tính tổng nếu thỏa mãn điều kiện.

Nhìn vào cú pháp của hàm SUMIF các bạn thấy chỉ cho phép một điều kiện duy nhất.

Ví dụ 1

Cho bảng số liệu, liệt kê các loại trái cây từ các nhà cung cấp khác nhau. Ở cột A, chúng ta có danh sách trái cây, ở cột B có tên nhà cung cấp tương ứng, số lượng từng loại quả ở cột C. Giả sử bạn muốn biết tổng Bananas (Chuối) tồn kho là bao nhiêu.

Dựa vào yêu cầu của đề bài đưa ra, chúng ta xác định các đối số

  • Range: Là cột sản phẩm A2:A9
  • Criteria: Là điều kiện ở ví dụ này chính là “Bananas”, do đã copy tên của điều kiện ra riêng, nên có thể nhập ô tham chiếu F1
  • Sum_range: Là cột số lượng

Sau đó chúng ta lắp ghép vào công thức hàm SUMIF =SUM(A2:A9,F1,C2:C9) và nhấn enter.

 

Ở ví dụ trên với một điều kiện, có thể sử dụng thay thế hàm SUMIF bằng hàm SUMIFS với cú pháp như bên dưới. Các đối số sẽ bị thay đổi vị trí.

Cách dùng hàm SUMIF trong Excel

Hàm SUMIFS trong Excel

Khái niệm:

Hàm SUMIFS là hàm được sử dụng trong trường hợp cần phải tính tổng khi có nhiều hơn một điều kiện trong excel.

Cú pháp

Cú pháp của hàm SUMIFS phức tạp hơn so với cú pháp của hàm SUMIF

SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, [criter_range2, criteria2], …)

Trong đó:  Ở công thức của hàm SUMIFS thì 3 đối số đầu tiên là bắt buộc, các range  mang tính chất bổ sung và các điều kiện liên quan tới chúng thì được tùy chọn.

  • sum_range: Là phạm vi một ô hoặc nhiều ô cần tính tổng.
  • Criteria_range1: Là phạm vi được kiểm tra bằng cách sử dụng điều kiện đầu tiên(Criteria1)
  • Criteria1: Là điều kiện đầu tiên phải được thỏa mãn, là đối số mang tính bắt buộc. Điều kiện có thể dưới dạng số, biểu thức lô gic, tham chiếu ô, dạng văn bản hoặc cũng có thể là một hàm Excel khác. Ví dụ:  Bạn có thể sử dụng điều kiện như 5,”>=5″, B, “Táo”, hay MONTH().
  • criteria_range2, criteria2, …: Đây là các phạm vi và điều kiện bổ sung, bạn được tùy chọn. Tối đa 127 cặp criteria_range, criteria có thể sử dụng trong hàm SUMIFS

Lưu ý:

  • Hàm SUMIFS hoạt động với biểu thức lô gic AND tức kết qủa trả về là tổng được tính khi được thỏa mãn đồng thời các điều kiện đó.
  • Hàm SUMIFS có thể dùng thay thế cho hàm SUMIF, nhưng hàm SUMIF thì không làm được bằng cú pháp thông thường.

Bây giờ chúng ta sẽ đi đến ví dụ để xem cách áp dụng như thế nào nhé.

Ví dụ 2:

Vẫn với ví dụ trên. Giả sử tất cả các loại Apples( Táo) do Pete cung cấp. Hãy tính tổng số lượng Apples đó.

Cách làm:  Đầu tiên chúng ta xác định được điều kiện và các đối số để dựa vào đó lập công thức cho hàm.

  • sum_range : Chính là cột Qty (Số lượng), C2:C9
  • Criteria_range1: Là cột Product ( sản phẩm), A2:A9
  • Criteria1: Là “Apples”- F1 (dùng ô tham chiếu thay thế)
  • Criteria_range2: Là cột Supplier( nhà cung cấp), B2:B9
  • Criteria2: Là”Pete”- F2 (dùng ô tham chiếu thay thế)

Từ đó chúng ta xây dựng được công thức: = SUMIFS (C2: C9, A2: A9, F1, B2: B9, F2). Sau đó nhấn enter chúng ta có kết quả như bên dưới.

Đây là ví dụ về hàm SUMIFS sử dụng với hai điều kiện, nhiều hơn hai điều kiện các bạn thực hiện các bước làm tương tự.

Cách dùng hàm SUMIFS trong Excel

Tổng kết những điểm khác biệt SUMIF và SUMIFS

Thông qua định nghĩa, công thức và cách sử dụng ở trên các bạn cũng thấy được điểm chung và điểm khác biệt cơ bản của hai hàm SUMIF và SUMIFS rồi. Nét chung đơn giản là đều để tính tổng có điều kiện, ngoài phụ thuộc vào số điều kiện thì hai hàm này còn những điểm khác nhau nào nữa. Các bạn cũng cần hiểu rõ để sử dụng hàm một cách chính xác.

Thứ tự của các đối số trong cú pháp

Hàm SUMIF và hàm SUMIFS trong Excel có trình tự các đối số không giống nhau: Sum_range là đối số đứng thứ ba trong công thức SUMIF, nhưng lại đứng thứ nhất trong công thức SUMIFS.

Nếu chỉ thoáng qua mà không tìm hiểu sâu, thì bạn sẽ nghĩ rằng Microsoft đang làm phức tạp  hóa công thức hàm cho người học và người sử dụng nó. Nếu xem xét một cách kỹ lưỡng hơn bạn sẽ thấy ở hàm SUMIF thì sum_range là đối số tùy chọn, bạn có thể bỏ qua, không ảnh hưởng vẫn trả về kết quả. Ngược lại trong hàm SUMIFS, sum_range là đối số bắt buộc, và không thể lược bỏ, do đó tại sao nó được sắp xếp vị trí đứng đầu tiên ( vị trí này có lẽ sẽ là tốt hơn cho người dùng vì khó có thể quên đi đối số quan trọng này)

Vậy khi sử dụng hay sao chép và chỉnh sửa công thức của các hàm này, thì các bạn cũng cần chú ý đến thứ tự của các đối số để hàm trả về kết quả chính xác.

Kích thước của sum_range và criteria trong SUMIF và SUMIFS

– Đối với hàm SUMIF, đối số sum_range không cần phải có cùng kích thước với đối số range, miễn là bạn đảm bảo được rằng  ô bên trái ở phía trên của đối số sum_range là trùng khớp.

– Còn với hàm SUMIFS, mỗi criteria_range  bắt buộc phải chứa cùng một số hàng và cột như tham số sum_range.

Ví dụ. Với ví dụ 2,  nếu sử dụng hàm SUMIF sẽ có công thức = SUMIF (A2: A9, F1, C2: C15) sẽ vẫn trả về kết quả đúng. Vì Excel chỉ dựa vào ô phía trên bên trái trong đối số sum_range (C2 là ) và tiếp theo là bao gồm số cột và hàng giống như kích thước của đối số range.

Khi sử dụng công thức SUMIFS= SUMIFS (C2: C9, A2: A9, F1, B2: B11, F2) sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE! Do criter_range2 (B2: B11) không cùng kích thước với (A2: A9)-criteria_range1  và (C2: C9)-sum_range .

Kết luận

Trong bài viết này mình đã chia sẻ điểm khác biệt giữa hai hàm SUMIF và SUMIFS đến các bạn. Nếu có bất cứ thắc mắc hay những vấn đề nào chưa rõ, các bạn có thể comment phía dưới để nhận được sự hỗ trợ và giải đáp từ Bloghotro.com nhé.