20 lượt xem

Hàm Text trong Excel, Cách dùng hàm Text có kèm ví dụ cụ thể

Hàm Text là một trong những hàm được sử dụng trong Microshoft Excel với mục đích giúp người dùng thay đổi các số hiển thị trong bảng tính sang chuỗi văn bản ở một định dạng cụ thể nào đó. Việc sử dụng hàm Text trong Excel này khá hữu ích đối với những bạn nào muốn hiển thị số ở định dạng dễ đọc hơn hoặc cũng có thể muốn kết hợp số với văn bản. Trong bài viết này ngoài việc chia sẻ đến các bạn công thức liên quan thì mình cũng xin được chia sẻ đến cách sử dụng hàm này ở phía bên dưới đây

Công thức hàm Text trong Excel

Đối với công thức của hàm này thì sẽ ở dạng cú pháp TEXT(value, format_text) trong đó thì các bạn có thể hiểu đơn giản công thức này ở công thức này là TEXT(giá trị, định dạng_văn bản). Để chi tiết hơn thì các bạn có thể hiểu như sau

Giá trị : Ở đây giá trị số mà bạn cần chuyển đổi sang văn bản trong file Excel của mình. (Ở phần giá trị này có thể là một số,  ngày tháng hoặc là tham chiếu của một ô chứa giá trị)

Định dạng_văn bản : Đối với phần này thì các bạn có thể hiểu nó là những định dạng mà bạn cần sử dụng trong Excel mà bạn muốn được áp dụng cho giá trị được cung cấp. Đối với phần này thì cần phải được đặt trong dấu ngoặc kép nhé ( VD: “mmmm d, yyyy”)

Hàm Text trong Excel – Hướng dẫn cách dùng hàm Text có kèm ví dụ minh họa cụ thể

Hàm Text dùng được trong phiên bản Excel nào?

Đối với Hàm text trong Excel thì nó hoàn toàn thích hợp đối với toàn bộ các phiên bản của microshoft Excel nhé. Cụ thể các bạn có thể dùng công thức cho các phiên bản Excel 2016, Excel 2013, 2010, 2007, 2003 và những phiên bản thấp hơn nữa vẫn có thể sử dụng được

Hàm Text được dùng khi nào ?

Đối với những bạn mới tìm hiểu về hàm này trong Excel thì Text là một trong những hàm thường được sử dụng trong 3 trường hợp sau đây :

  1. Sử dụng để hiển thị số theo một cách đọc dễ hơn hoặc một định dạng dễ sử dụng hơn đối với người dùng
  2. Sử dụng để giúp cho người dùng có thể kết hợp được các số, ngày tháng năm với văn bản hay một ký tự nào đó
  3. Sử dụng để hiển thị ngày tháng theo một định dạng nhất định trong Excel

Ở đây mình có một ví dụ minh họa để kéo ngày tháng năm từ ô A2 (12/02/2016) sang ô B2 khi sử dụng hàm này với công thức =TEXT(A2, “mmmm d, yyyy”) thì kết quả trả về các bạn có thể xem qua ở phía bên dưới nhé

Một số ví dụ phổ biến sử dụng hàm Text

Ở đây thì mình xin được chia sẻ đến cho các bạn tổng hợp các ví dụ phổ biến của người dùng khi sử dụng hàm Text trong Excel bảo gồm ngày tháng, thời gian,… Những bạn nào nếu như vẫn chưa biết về phương pháp cũng như các sử dụng hàm Text trong Excel này thì có thể sử dụng các công thức mẫu dưới đây

Công thức Giải thích
=TEXT(6969.567,”$#,##0.00″) Tiền tệ với dấu tách phần nghìn và 2 số thập phân ở ví dụ này sẽ trả kết quả $6.969,57. (Tại sao .567 bị mất đi thì các bạn chú ý Excel sẽ làm tròn giá trị với 2 chữ số thập phân nhé)
=TEXT(TODAY(),”MM/DD/YY”) Với cú pháp này thì TODAY – Ngày hôm nay có định dạng DD/MM/YY, chẳng hạn như bài mình viết vào ngày 29 tháng 8 khi sử dụng lệnh này sẽ có dạng 28/08/19
=TEXT(TODAY(),”DDDD”) Đây là một cú pháp nhằm hiển thị ngày mà (Hôm nay) là ngày trong tuần (Vd: Thứ 4)
=TEXT(NOW(),”H:MM SA/CH”) Cú pháp này được sử dụng để hiển thị múi giờ hiện tại (Vd 11:29 CH)
=TEXT(0.285,”0,0%”) Cú pháp này được sử dụng để hiển thị Phần trăm (VD: 28,5 %)
= TEXT(4.34,”# ?/?”) Cú pháp này được sử dụng để hiển thị Phân số, (Vd : 4 1/3)
=TRIM(TEXT(0,34,”# ?/?”)) Cú pháp này được sử dụng để hiển thị Phân số, (Vd : 1/3). Lưu ý phân số này sử dụng hàm TRIM để loại bỏ dấu cách đầu dòng bằng một giá trị thập phân.
=TEXT(12200000,”0.00E+00″) Cú pháp này được sử dụng để hiển thị Ký hiệu khoa học, (Vd : 1,22E + 07)
=TEXT(1234567898,>”[<=9999999]###-####;(###) ###-####”) Cú pháp này được sử dụng để hiển thị ký hiệu đặc biệt như Số điện thoại (Vd : (123) 456-7898)
=TEXT(1234,”0000000″) Cú pháp này được sử dụng để hiển thị thêm số các 0 đứng đầu (0) trong Excel, (Vd : 0001234)

=TEXT(123456,>”##0° 00′ 00””)

Tùy chỉnh – Vĩ độ/Kinh độ

Mã định dạng hàm Text trong Excel

Như bạn thấy đấy ở phía trên thì có rất nhiều công thức được sử dụng nhưng nó khá đơn giản và dễ hiểu đúng không ạ ? Mỗi phần mã định dạng thì đều trả về kết quả cho bạn theo cách mà bạn mong muốn và để thông tin đến các bạn rõ hơn thì phần dưới đây mình sẽ tổng hợp lại các mã định dạng cơ bản nhất được sử dụng cho hàm này

Mã định dạng dùng hàm TEXT với ngày và giờ

Mã định dạng  Ý nghĩa
d (day) Chỉ ngày của một tháng hoặc ngày của một năm
m (month) Tháng
y (year) Năm
h (hour) Giờ
m (minute) Phút
S (second) giây

Ví dụ sử dụng hàm Text cho ngày giờ : Ở đây thì mình có một ngày gốc là 12/9/2019 thì khi áp dụng mã định dạng sẽ được như sau

  • Công thức 1 : =TEXT(A1, “mmm dd yyyy”) Kết quả : Dec 09 2019
  • Công thức 2 : =TEXT(A1, “dddd dd mmmm, yyyy”) Kết quả : Friday 09 December, 2019
  • Công thức 3 : =TEXT(A1, “d-mmm-yy”) Kết quả : 9-Dec-19
  • Công thức 4 : =TEXT(A1,”dddd”) Kết quả : Friday

Mã định dạng dùng hàm TEXT với ký tự

Trong các mã định dạng này thì mình có bổ sung vào đó các dạng mã cơ bản cho tiết kiệm, bạn nào khó tính thông cảm hộ minh nhé.

 

Mã định dạng  Ý nghĩa
() Dấu ngoặc đơn
Dấu nháy
: Dấu hai chấm
+ và – Dấu cộng và dấu trừ
{} Dấu ngoặc nhọn
= Dấu bằng
/ Dấu gạch chéo
< > Dấu lớn hơn và dấu nhỏ hơn
0 Chữ số thể hiện những số vô nghĩa (Ở đây thì mình ví dụ khi bạn nhập 6.5 trong phần ô tham chiếu thì nó sẽ hiện là 6.50)
# Dấu ngăn không biểu diễn thêm số 0 ( khi sử dụng mã định dạng này khi nhập 6.5 sẽ vẫn giữ nguyên nhưng nếu nhập 6.5555 sẽ thành 6.56)
? Dấu để khoảng trống cho số 0 vô nghĩa nhưng không biểu diễn chúng ( Với ký tự này thì trong Excel người ta hay sử dụng chúng để sắp xếp các số trong cột trong một điểm thập phân
. Điểm thập phân
, Ngăn cách hàng nghìn

Ví dụ sử dụng hàm Text ký tự : Ở đây thì mình có một giá trị gốc là 6.5 và thì khi áp dụng mã định dạng khác nhau ra giá trị tương đương (mình lấy một số ví dụ thôi nhé chứ không nhiều lắm)

  • Công thức 1 : =TEXT(A1,”#%”) Kết quả : 650%
  • Công thức 2 : =TEXT(A1, “$#,##0.00” Kết quả : $6.50
  • Công thức 3 : ==TEXT(A1,”# ?/?”) Kết quả : 6 ½
  • Công thức 4 : =TEXT(A2,”~# !”) Kết quả : ~7!
  • Công thức 5 : =TEXT(A2,”0.00E+00″) Kết quả : 6.50E+00

Nguyên nhân không thực hiện được hàm TEXT trong Excel và cách khắc phục

Có một số bạn thực hiện công thức của hàm Text trong Excel nhưng gặp phải tình trạng không thực hiện được thì mình xin được chia sẻ 2 trường hợp khá điển hình gây nên ở phía dưới đây

  1. Khi bạn dùng hàm text trong bảng tính nhưng trả về lỗi #NAME? thì nguyên nhân là do công thức của bạn thiếu dấu ngoặc kép “” bên ngoài mã định dạng. ( lưu ý là dấu ngoặc này là 2 dòng phẩy thẳng xuống dưới nhé chứ không phải dạng “” đâu)
  2. Ở nguyên nhân tiếp theo này khiến không dùng được hàm TEXT là do ở hàm này có ngôn ngữ đặc trưng nên nó cần phải có mã định dạng ngày giờ cụ thể. (Ở đây thông thường các bạn có thể thấy ở dạng =TEXT(A2, “mm/dd/yy”) được áp dụng đối với tiếng anh còn khi bạn sử dụng phiên bản tiếng đức thì “t” phải chuyển thành “d”, “y” thành “j” dưới dạng =TEXT(A2; “mm/tt/jj”) thì mới chính xác. Chính vì thế nên nếu gặp phải lỗi này thì bạn nên kiểm tra lại file Excel của mình nhé

Lời kết

Trên đây thì mình đã chia sẻ đến các bạn hàm TEXT trong Excel bao gồm công thức, mã định dạng cũng như những ví dụ liên quan đến hàm này ở trong bài viết rồi đó. Nếu như còn điều gì thắc mắc hay góp ý về Excel Text các bạn hãy để lại ý kiến của mình ở phía dưới bài viết nhé